Loonadministraties

Laatst bijgewerkt : 14-05-2022

Wij zijn gespecialiseerd op grensoverschrijdende arbeid en kunnen u assisteren en ontzorgen bij het opzetten en uitvoeren van een internationale loonadministratie in Nederland en/of in het buitenland.

Het opzetten en onderhouden van een loonadministratie met internationale aspecten kan al snel een complexe en risicovolle aangelegenheid worden en wij zijn u graag van dienst om dit onder controle te houden.

Indien u meer informatie wenst of indien u geïnteresseerd bent in onze diensten, dan nodigen wij u uit om contact met ons op te nemen via email of door te bellen naar 020-5709440 (Amsterdam) of 010-2010466 (Rotterdam).

 Wij maken graag tijd voor u! 

Nederlandse loonadministratie en aanverwante werkzaamheden

Onze loonadministraties draaien op een applicatie van Nmbrs®. Dit is een professioneel salarisadministratie softwarepakket, dat voldoet aan de hoogste kwaliteits- en cybersecurity vereisten. Uiteraard heeft Nmbrs® ISEA3402-certificering. Wij bieden standaard de mogelijkheid om alle stukken in verband met de loonadministratie in de Engels taal aan te leveren.

Op het gebied van loonadministraties verrichten wij onder andere de volgende diensten: 

  •     Registratie werkgever voor de loonheffingen en/of werknemersverzekeringen;
  •     Bewaking van de CAO en bedrijfstakpensioen regelingen valt hieronder;
  •     In- en uitdiensttreding efficiënt verwerken in de loonadministratie;
  •     Maandelijkse loonstroken, loonverzamelstaat en journaalposten alsmede verstrekken van jaardocumenten;
  •     Opstellen en indienen aangifte loonheffingen en betaalinstructies dienaangaande;
  •     SEPA batch voor automatische inlezen cq. betaling van salarissen en de loonheffingen;
  •     Correctie loonruns (correcties voor eerdere maanden) verwerken;
  •     Berekening werkkostenregeling;
  •     Vakantietoeslag en/of 13e maand reserveringen met automatische uitbetaling bij uitdiensttreding, ook bij uurloners;
  •     Bewaking inhoudingen en afdrachten in verband met inleen- en ketenaansprakelijkheid;
  •     Reiskostenregelingen verwerken;
  •     Afdrachtverminderingen en minimumloon bewaking;
  •     Automatische maximering van premiekortingen;
  •     Pro-forma loon- en emolumentenberekening;
  •     Pro-forma Netto-Bruto en Bruto–Netto berekening;
  •     Pro-forma medewerkers aanmaken;
  •     Diverse ‘management rapportages’ of dashboards genereren.

Buitenlandse loonadministratie

Indien u werknemers buiten Nederland heeft waarvoor u in het buitenland een loonadministratie moet opzetten, dan helpen wij u ook graag om dit te bewerkstelligen met de hulp van onze buitenlandse netwerkpartners. Ons internationaal netwerk dekt de meeste Europese landen, maar ook belangrijke niet-Europese landen. Ook leveren wij advies op het gebied van (buitenlandse) belastingheffing en heffing sociale zekerheidspremies in verband met grensoverschrijdende arbeid, alsmede advies op het gebied van arbeidsrecht, zowel met betrekking tot uw inkomende als uw uitgezonden werknemers.

Payroll check

De inhoud van een loonadministratie is afhankelijk van wetgeving op diverse gebieden zoals de loonbelasting, de sociale verzekeringswetten, CAO's, etc. Deze wetgeving is continue in beweging en aan verandering onderhevig, met als gevolg dat fouten in de loonadministratie snel zijn gemaakt of veranderingen over het hoofd worden gezien. Door de complexiteit die een loonadministratie eigen is, kunnen dit soort fouten of omissies al snel structureel worden zonder dat u het in de gaten hebt en kan de rekening snel oplopen, ook al gaat het om relatief kleine bedragen.

Om u voor dit risico te beschermen, is het raadzaam om regelmatig een expert uw loonadministratie te laten beoordelen en te controleren. Hiervoor hebben wij de "payroll check" ontwikkeld: u huurt ons in om uw loonadministratie te controleren, met als doel om fouten of lacunes op te sporen en om u op mogelijke verbeteringen te attenderen.

Payroll advies en consultancy 

U kunt ook een beroep op ons doen voor advies aangaande de loonadministraties, zowel met betrekking op kennisinhoudelijke vragen als op het gebied van het procesmatig inrichten van een loonadministratie. Denk vakinhoudelijk aan het opzetten en implementeren van de werkkostenregeling of toepassen van de juiste sectorindeling. Ook als u zelf weinig personeel hebt, meer inhuurt of werk uitbesteed, adviseren wij u graag over het beperken van uw risico’s op het gebied van bijvoorbeeld schijnconstructies en keten- en inlenersaansprakelijkheid.

Ook een payroll check voeren we graag voor u uit, niet alleen bij lopende loonadministratie maar ook bij overnames of een check op uw controll framework in het kader van horizontaal toezicht.

Fiscale vertegenwoordiging belastingdienst

 Wij kunnen u desgewenst vertegenwoordigen richting de belastingdienst, bijvoorbeeld in de context van het maken van afspraken over zaken aangaande de loonadministratie, een fiscale procedure of een boekenonderzoek.

Due diligence

De loonadministratie registreert de kostenpost arbeid en de hiermee gemoeide kosten, belastingen en heffingen. Hoe meer personeel u hebt, hoe groter het belang van deze kostenpost voor de onderneming. Dit komt uiteraard tot uiting in de dagelijkse bedrijfsvoering, maar verdient ook bijzondere aandacht bij een overname, fusie of dergelijke transactie.

 Wij kunnen op verzoek van de betrokken partijen (koper, verkoper of de onderneming zelf) de juistheid en compleetheid van een loonadministratie onderzoeken en hierover in een afgesproken format rapporteren. Indien gewenst, kunnen wij ook adviseren op mogelijke reparaties of verbeteringen van de loonadministratie.

Indien u meer informatie wenst of indien u geïnteresseerd bent in onze diensten op het gebied van internationale payroll en HR, dan nodigen wij u uit om contact met ons op nemen door te bellen naar 020-5709440 (Amsterdam) of 010-2010466 (Rotterdam).

U kunt ook het contactformulier invullen, of rechtstreeks een e-mail sturen aan info@taxci.nl.

Wij maken graag tijd voor u!